Vorbereitung

Ihr Antrag wurde bewilligt – toll gemacht!

Lassen Sie uns nun betrachten, was Sie zur Vorbereitung Ihres Projektes auf der entsendenden und aufnehmenden Seite benötigen.

  • Unterzeichnen Sie die Finanzhilfevereinbarung mit Ihrer Nationalen Agentur. Im Anschluss erhalten Sie die erste Rate Ihres Zuschusses.

Falls Sie die Finanzhilfevereinbarug vorab einsehen wollen, finden Sie hier eine Vorlage monobeneficiary grant agreement.

  • Schließen Sie Vereinbarungen mit den Partnereinrichtungen.
  • Sobald Sie die Begünstigten ausgewählt haben, müssen Sie auch mit diesen Finanzhilfevereinbarungen unterzeichnen.

Die Begünstigten, die an Mobilitätsprojekten teilnehmen, sollten bestimmte Eigenschaften und Fährigkeiten mitbringen, um ein Projekt erfolgreich bewältigen zu können. Wichtig sind Sprachkenntnisse und ein gewisser Ausbildungsstand, um möglichst viel von der Erfahrung mitnehmen zu können. Aber auch persönliche Eigenschaften, Fähigkeiten und Kompetenzen sind wichtig, wie z.B. eine gewisse Unabhängigkeit im Alltag, Motivation für Herausforderungen und die Fähigkeit, sich schnell an neue Situationen anpassen zu können.

Werfen Sie einen Blick auf unseren Kompetenzkatalog für Begünstigte. Dieses Dokument beinhaltet einen Kompetenzkatalog und Hinweise zum Erstellen einer Matrix für die Auswahl von Stipendiaten. Daneben geben wir Tipps wie Informationen, die während des Auswahlverfahrens gesammelt wurden, in die ECVET-Lernvereinbarung übernommen werden.

Kompetenzkatalog

Matrix für die Auswahl von Begünstigten

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Checkliste wichtige Überlegungen und Dokumente

Das Mobility Tool ist ein Online-Tool für das Management und die Berichterstattung in allen Erasmus+ Programmen, inklusive KA1. Es wurde von der Europäischen Kommission entwickelt. Sie werden eine Email Ihrer Nationalen Agentur erhalten, sobald Sie mit der Dateneingabe beginnen können.

Sobald Sie Zugang haben, beginnen Sie mit der Eingabe aller relevanten Teilnehmerinformationen sowie der Mobilitätsflüsse. Während des Projekts folgen Updates zum Budget, die Teilnehmerberichte sowie der Abschlussbericht.

Hier finden Sie Videos zu den verschiedenen Funktionen des Tools.

1. Profiling der Stipendiaten

Um einen passenden Praktikumsbetrieb zu finden müssen die Fähigkeiten, Möglichkeiten und das persönliche Profil des Begünstigten betrachtet werden. Das aufnehmende Unternehmen bzw. die koordinierende Organisation sollte daher Informationen über den Begünstigten und Vorschläge für die Lernvereinbarung bei der entsendenden Organisation anfordern.

Angefragt werden sollten:

  • Lebenslauf: Gestalten Sie ihn online
  • Motivationsschreiben mit einer Vorstellung des Begünstigten, seiner abgeschlossenen oder aktuellen Ausbildung, der Motivation (Warum möchte er oder sie ein Auslandspraktikum absolvieren?), den persönlichen und beruflichen Erwartungen

2. Finden eines geeigneten Praktikums

Die Organisation eines Praktikums hängt davon ab, ob es einen direkten Kontakt zwischen entsendender Einrichtung und Praktikumsbetrieb gibt, oder Koordinatoren (oft vermittelnde Einrichtungen genannt) eingeschaltet werden.

Falls die Bewerbungsunterlagen direkt zu einem Betrieb als aufnehmendes Unternehmen gesendet werden, wird dieses Unternehmen die Unterlagen auswerten und ggf. über einen verfügbaren Arbeitsplatz informieren. Es würden dann weitere Verhandlungen über das Praktikum stattfinden.

Koordinierende Organisationen haben gewöhnlich eine Datenbank mit möglichen Praktikumsbetrieben erarbeitet. Diese Unternehmen und deren Möglichkeiten werden anhand verschiedener Kriterien, wie sie in unseren Richtlinien erwähnt sind, ausgewertet.

Kriterienkatalog Unternehmen

Der Koordinator im aufnehmenden Land wird den passendsten Betrieb für das Praktikum auswählen, anhand des Profils und des vorgeschlagenen Arbeitsplanes sowie der Interessensbekundung des Unternehmens. Hier spielen auch Faktoren eine Rolle wie die Jahreszeit- bzw. Saisonabhängigkeit, Präferenzen des Begünstigten etc., welche der Koordinator auf aufnehmender Seite beachten muss.

„Überprüfen Sie die Anforderungen an aufnehmende Einrichtungen. für die niederländische Nationalagentur müssen diese z.B. akkreditiert sein.“

Udo Lut, Stichting Landstede, Niederlande

Eine ganze Reihe von Vorbereitungen muss vor dem Start einer Mobilität getroffen werden, von Buchungen der Unterkunft und Reise, über Versicherugen…). Unsere Checklisten helfen Ihnen dabei, nichts zu vergessen:

Checkliste praktische Vorkehrungen auf der entsendenden Seite

Checkliste praktische Vorkehrungen auf der aufnehmenden Seite

Die Verantwortung für viele praktische Vorkehrungen liegt bei beiden – entsendender und aufnehmender Einrichtung. Absprachen und Vereinbarungen auch über finanzielle Angelegenheiten (Kosten für Unterkunft, Verpflegung, sozio-kulturesses Programm…) sind nötig.

„Buchen Sie Flüge und andere Reisetickets für die Begünstigten sobald wie möglich, um hohe Preise für Last-Minute-Buchungen zu vermeiden. Aber buchen Sie nichts, bevor Sie nicht die schriftlichen Vereinbarungen mit allen Beteiligten unterzeichnet haben. Stellen Sie vor der Flugbuchung sicher, dass alle Begünstigten ihre Reisedokumente haben (insbesondere bei ausländischen Teilnehmenden können weitere Dokuemte nötig sein, Visa, Aufenthaltstitel…).“

Irene Morici, Associazione Centro Studi Città di Foligno, Italien

An einem Mobilitätsprojekt teilzunehmen ist eine große Herausforderung für die Teilnehmenden. Sie sollen Arbeitserfahrungen in einem anderen Land sammeln und in einer anderen Sprache kommunizieren.

1. Sprachliche Vorbereitung

In der Arbeitssprache oder der Landessprache kommunizieren zu können ist grundlegend für den Erfolg der Mobilität. Entsendende und aufnehmende Einrichtung müssen sich auf die sprachlichen Anforderungen einigen. Zusätzlich sollte eine sprachliche Vorbereitung stattfinden.

Für Aufenthalte mit einer Dauer von mindestens 19 Tagen (ohne Reisetage) bietet die EU ein kostenfreies Tool für eine Einschätzung der Sprachkenntnisse sowie für vertiefendes Lernen – Online Linguistic Support OLS. Koordinatoren auf der entsendenden Seite erhalten eine automatisierte Email mit Login-Daten zur Plattform. Aber auch falls der Aufenthalt kürzer sein sollte, stellen Sie bitte sicher, dass die Teilnehmenden zumindest einige Ausdrücke und Redewendungen kennen. 

2. Kulturelle Vorbereitung

In einem anderen Land zu leben ist anders als zu Hause. Sich dieser Tatsache bewusst zu sein hilft Probleme zu vermeiden. Daher bieten wir für Mobilitäts-Teilnehmer gezielte Informationen und ein interaktives Vorbereitungstool, besuchen Sie hierfür unsere Seiten für Begünstigte. Unabhängig davon, bieten auch Sie den Lernenden Informationen über das Land und die Region, in die sie reisen sowie über die aufnehmende Einrichtung.

„Während der Vorbereitung ist es wichtig über kulturelle Unterschiede im Allgemeinen zu sprechen, unabhängig vom konkreten Land. Machen Sie die Teilnehmenden darauf aufmerksam, dass sie bestimmte Verhaltensweisen falsch verstehen können… sie brauchen unbedingt eine gewissen Anpassungsfähigkeit und Toleranz.“

Sonia Perez, Cambra Oficial de Comerç I Industria de Terrassa, Spanien

3. Berufliche Vorbereitung

Diskutieren Sie erwartete Lernergebnisse und die Vorstellungen der Teilnehmenden – seien Sie dabei realistisch und beachten Sie auch die Dauer des Aufenthaltes, die Sprachbarriere und andere Herausforderungen.

4. Organisatorische Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenen alle Informationen über praktische Vorkehrungen erhalten.

  • Bereiten Sie eine Checkliste vor, was sie benötigen
  • Drucken Sie ihnen die wichtigen Kontaktinformationen, Adressen etc. aus
  • Erklären Sie den Ablauf der Reise und geben Sie detailliert Informationen zu Unterkunft Verpflegung, Wäscherei, Internetverbinden und anderen Punkten, die für die Teilnehmenden wichtig sind.
  • Informieren Sie über Versicherungen und eventuelle rechtliche Aspekte

„Organisieren Sie einige Wochen vor der Abreise ein Treffen mit den Stipendiaten und ihren Familien, um Informationen zur Reise und anderen wichtigen Aspekten der Mobilität zu geben (Organisatorische Unterstützung, Lehrinhalte, Unterkunft, Betreuung etc.).

Irene Morici, Associazione Centro Studi Città di Foligno, Italien

In Vorbereitung für das Praktikum sollte ein Arbeitsplan erstellt werden. Dieser sollte die Arbeitszeit und die Art der Arbeit, welche von der aufnehmenden Organisation erwarten wird, enthalten. Die Rahmenbedingungen für die Mobilität werden dann in einer Lernvereinbarung (auf Englisch Learning Agreement) festgehalten. Dieses wird zwischen der entsendenden und der aufnehmenden Einrichtung und dem Begünstigten vereinbart.

Falls das Mobilitätsprojekt nach den ECVET (europäisches Leistungspunktesystem für die Berufsbildung) Prinzipien durchgeführt werden soll, sind weitere Vereinbarungen und Dokumente nötig. 

Bitte besuchen Sie die Seite mit ausführlichen Informationen über  ECVET in der Mobilität.

Weitere Informationen – schauen Sie unser Webinar an (in englischer Sprache)

Topic: Defining learning outcomes

Keynote speaker: Udo Lut, Landstede Netherlands