Voorbereiding

Uw aanvraag is goedgekeurd – goed gedaan!

Laten we eens kijken wat u moet doen om het project voor te bereiden aan zowel de zijde van zendende als de ontvangende organisatie.

  • Onderteken de subsidieovereenkomst met uw Nationaal Agentschap. Daarna ontvangt u de eerste betaling van uw subsidie.

Als u de subsidieovereenkomst van te voren wilt bekijken, bekijk dan hier het model van de monobeneficiary grant agreement.

  • Sluit overeenkomsten met uw partners.
  • Zodra u de deelnemers hebt geselecteerd, moet u ook subsidieovereenkomsten met hen ondertekenen.

De degenen die deelnemen aan mobiliteitsprojecten moeten over bepaalde kwaliteiten beschikken om succesvol te zijn. Belangrijk zijn taalvaardigheden en een bepaald opleidingsniveau om ervoor te zorgen dat de ervaring ten volle wordt benut. Maar ook persoonlijke vaardigheden zijn belangrijk, b.v. een zekere onafhankelijkheid in het dagelijks leven, motivatie voor uitdagingen en het vermogen om zich aan te passen aan situaties die zich voordoen.

Bekijk onze competentiecatalogus voor de selectie van de deelnemers. Dit document bevat een competentiecatalogus en enkele richtlijnen voor het opstellen van een matrix voor de selectie van deelnemers, met praktische opmerkingen over hoe de in de selectiefase verzamelde informatie te integreren in de ECVET-leerovereenkomst.

Lijst van competenties als matrix voor de selectie van de begunstigden

Evaluatie Matrix voor de selectie van begunstigden

Bekijk ook onze:

Checklist betreffende vereisten voor de zendende organisatie

De Mobility Tool is een online beheers- en rapportagesysteem voor alle projecten in het kader van het Erasmus + -programma, waaronder KA1. Het is ontwikkeld door de Europese Commissie. U ontvangt een e-mail van uw Nationaal Agentschap wanneer u gegevens kunt gaan invoeren.

Zodra u toegang hebt, kunt u beginnen met het invoegen van alle relevante deelnemersinformatie en ook de mobiliteitsstroom (en). Gedurende de looptijd van het project volgen er budgettaire updates, deelnemersrapporten en ook het eindrapport over het project.

Verschillende video’s, die defuncties van de Mobility Tool uitleggen, treft u
hier aan.

1. Profilering van de deelnemers

Het is van essentieel belang om de vaardigheden, capaciteiten en het persoonlijke profiel van de deelnemer weer te geven om het meest geschikte stagebedrijf te vinden. Het ontvangende bedrijf of de coördinerende organisatie moet daarom deelnemersinformatie en de voorgenomen leerovereenkomst opvragen van de zendende organisatie om de match van het deelnemersprofiel met specifieke bedrijven of organisaties mogelijk te maken.

 
  • Motivatiebrief met de presentatie van de deelnemer, de afgeronde studies van de deelnemer of de beschrijving van de lopende studie, motivatie (waarom wil je een opleiding op de werkplek volgen?), Persoonlijke en professionele verwachtingen

2. Het vinden van een geschikte stageplaats

Wanneer de aanvraagdocumenten rechtstreeks naar een stagebedrijf worden gestuurd, zal dit bedrijf deze beoordelen en mogelijk informatie verstrekken over een beschikbare werkplek. Verdere onderhandelingen over een werkprogramma kunnen dan plaatsvinden.

Coördinerende organisaties hebben meestal de behoefte een database met potentiële stagebedrijven te ontwikkelen. Deze bedrijven en hun mogelijkheden worden beoordeeld aan de hand van duidelijke criteria:

Criteria catalogus bedrijven

De coördinerende organisatie in het gastland selecteert het meest geschikte stagebedrijf van alle stagebedrijven die passen bij de profielbeschrijving en het werkplanvoorstel van de deelnemer en gelijktijdig hebben laten weten beschikbaar te zijn als mogelijk stagebedrijf. Er zijn enkele factoren, zoals seizoensgebondenheid, de voorkeuren van de deelnemer enz., waarmee rekening wordt gehouden door de coördinerende organisatie bij het selecteren van het stagebedrijf.

“Controleer de eisen die worden gesteld voor stagebedrijven. Bijvoorbeeld in Nederland is het verplicht dat het bedrijf geaccrediteerd is.”

Udo Lut, Stichting Landstede, Netherlands

Een reeks praktische zaken (accommodatie, reizen, verzekering …) moet worden geregeld voordat de mobiliteit begint. Onze checklists helpt u om iets niet te vergeten:

Checklist practical arrangements on the sending side

Checklist: Praktische regels ten behoeve van het verblijf van de deelnemer

De organisatie van de praktische zaken behoort tot de taken van de zendende en ontvangende organisatie. Nauwe samenwerking en ook afspraken over financiële zaken, kosten voor huisvesting, accommodatie, sociaal-cultureel programma, enz.) zijn nodig.

“Boek vluchten en andere reisbescheiden voor uw deelnemers zo snel mogelijk om hoge prijzen te vermijden, die zich kunnen voordoen bij het boeken van last-minute-vluchten. Koop geen vluchten of huur accommodatie voordat de overeenkomsten zijn ondertekend door alle betrokken partijen. Voor het boeken van een vlucht, wees er zeker van dat alle deelnemers beschikken over de benodigde reisdocumenten om naar het buitenland te gaan (besteed special aandacht aan buitenlandse deelnemers dat zij de vereiste reisdocumenten hebben: visa, werkvergunning, enz.)”

Irene Morici, Associazione Centro Studi Città di Foligno, Italy

Deelname aan een mobiliteitsproject is een grote uitdaging voor de deelnemers. Ze moeten werkervaring opdoen in een ander land en in een andere taal communiceren.

1. Taalvoorbereiding

Het kunnen communiceren in een voertaal of in de taal van het gastland is essentieel voor het succes van de mobiliteit. De zendende- en ontvangende organisatie moeten overeenstemming bereikt hebben over de taalvereisten. Bovendien moet er een taalkundige voorbereiding zijn.

Voor een verblijf van tenminste 19 dagen (exclusief reisdagen), biedt de EU een gratis instrument voor een taaltest en – training –
Online Linguistic Support OLS. Coördinatoren aan de zendende kant ontvangen een geautomatiseerde e-mail van de OLS met een gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot het platform. Maar als het verblijf korter is, zorg er dan voor dat ze op zijn minst wat basis vocabulaire en uitdrukkingen leren.

2.Culturele voorbereiding

Leven in een ander land is anders. Zich hiervan bewust zijn helpt om problemen te voorkomen. Voor culturele voorbereiding bieden we daarom deelnemers gerichte informatie en een interactieve voorbereidingstool, bezoek onze Beneficiary page. Zorg er daarnaast voor dat de studenten informatie krijgen over zowel het gastland, de regio en over het stagebedrijf.

“Tijdens de training is het relevant om te spreken over culturele verschillen in het algemeen, zonder je te richten op enig land; maak deelnemers eenvoudig bewust dat ze cultureel gedrag vaak verkeerd interpreteren … ze moeten een bepaald aanpassingsvermogen en tolerantie hebben.”

Sonia Perez, Cambra Oficial de Comerç I Industria de Terrassa, Spain

3. Voorbereiding beroepspraktijk

Bespreek de verwachte leeruitkomsten en de verwachtingen met de deelnemers – wees realistisch en houd rekening met de duur van het verblijf, de taalbarrière en andere uitdagingen.

4. Organisatorische voorbereiding

Zorg ervoor dat de deelnemers alle nodige informatie over de praktische zaken ontvangen.

  • Stel een checklist voor hen op met wat zij dienen mee te nemen
  • Print uit relevante contactgegevens, adressen etc.
  • Verduidelijk de reisafspraken, accommodatie, het boarden, de wasserij, internetverbinding en andere aspecten die relevant zijn voor de deelnemers
  • Informeer over verzekeringen en mogelijke juridische aspecten

“Enkele weken voor vertrek organiseren we een bijeenkomst met de deelnemers en hun families om informatie te geven over de reis en de verschillende aspecten van de mobiliteit (organisatorische ondersteuning, trainingsinhoud, accommodatie, studiebegeleiding, enz.)”

Irene Morici, Associazione Centro Studi Città di Foligno, Italy

Ter voorbereiding op de plaatsing moet een werkplan worden gemaakt, inclusief werkuren en de soort activiteiten die de ontvangende organisatie verwacht dat zij worden uitgevoerd. De voorwaarden voor de mobiliteit worden vervolgens vastgelegd in een leerovereenkomst, die wordt overeengekomen tussen de zendende en ontvangende organisatie en de deelnemer.

Wanneer het mobiliteitsproject wordt uitgevoerd volgens de ECVET-beginselen (European Credit System for Vocational Education and Training), zijn aanvullende regelingen en documenten nodig.

Bekijk onze uitgebreide informatie over ECVET in mobility.

Meer informative – bekijk onze webinar

(alleen Engels)

Topic: Defining learning outcomes

Keynote speaker: Udo Lut, Landstede Netherlands